Le post-it devient digital

Qui ne connaît pas les petits autocollants de couleur qui étaient accrochés à nos réfrigérateurs pour nous aider à faire nos courses, posés sur nos pupitres pour nous aider à réfléchir ou qui servaient d’information à un collègue? Des carrés vert, jaune, rose, bleu ou orange, qui parfois même visualisaient des processus entiers et couvraient les murs des ateliers: les post-it nous ont marqués et accompagnés au cours des 40 dernières années.

Aujourd’hui, les post-it ont presque un air nostalgique. Nous organisons les courses de la semaine avec l’application «Bring!», nous prenons des notes sur notre téléphone portable et nous préférons consigner les tâches en suspens de la journée de travail dans le programme Asana, afin de pouvoir les consulter partout et à tout moment. Nous planifions les tâches à l’aide d’axes temporels ou de tableaux Kanban numériques, et les activons pour qu’elles soient exécutées. Un processus de travail peut être surveillé, contrôlé et toujours adapté. Le système derrière le processus de travail nous signale toute activité et nous informe via l’application compétente sur nos smartphones – bien sûr aussi si nous avons oublié quelque chose.

Chez Stämpfli, les données de production et des clients sont livrées 24 heures sur 24 sur différentes plateformes numériques. De nombreux magazines sont créés à partir de ces données dans la production de médias, avec une tendance croissante via notre système de rédaction EditorBox. Jusqu’au produit fini, les données passent par un workflow complexe avec de nombreuses étapes partielles, des personnes et des systèmes impliqués. Les contenus médiatiques sont de plus en plus publiés via des canaux numériques, et pas seulement sur papier. Un exemple est notre magazine web, qui reçoit et prépare son contenu à partir d’un système de publication multicanal.

Les systèmes PIM constituent une autre solution pour les processus complexes. Vous trouverez plus d’informations sur le PIM dans l’article «Changement de perspective» de cette édition. Les données relatives aux produits, telles que le prix, la taille, l’apparence et bien d’autres encore, sont saisies et gérées de manière centralisée et indépendante des médias, puis diffusées dans des canaux numériques tels que les boutiques en ligne, les applications, les médias sociaux ou encore les systèmes ERP.

«Pour la défense de ses propres royaumes, l’homme libère des forces insoupçonnées avec une grande persévérance.»

Samuel Jaberg

Qu’est-ce qui peut être amélioré dans une entreprise? La plupart du temps, les processus qui ne fonctionnent pas ou mal sont cités. Dès que plusieurs services sont impliqués dans une tâche, cela devient un défi. C’est pourquoi l’optimisation permanente des processus est si importante – et ce n’est pas une mince affaire. L’acronyme VUCA illustre cette difficulté à l’heure actuelle. Il décrit le rythme effréné auquel la plupart des entreprises doivent faire face dans un monde de plus en plus numérisé. La quantité de changements radicaux et simultanés, l’augmentation importante de la complexité et de la dépendance et, par conséquent, la difficulté à s’orienter placent l’homme et la machine devant des défis toujours plus grands. Pour faire face à ce monde, VUCA est aujourd’hui la seule voie possible. Considérer les changements possibles avant tout comme des opportunités est déjà la moitié de la solution.

Dans le monde du travail actuel, les processus sont toujours basés sur des systèmes et donc liés à des systèmes. C’est un défi: un environnement informatique évolue en même temps que l’entreprise s’agrandit, se complexifie et présente une multitude de dépendances avec de très nombreuses interfaces. Un environnement informatique a toujours une longue histoire – tout comme les collaborateurs. C’est également un défi: l’habitude et surtout la sécurité sont importantes pour le bien-être personnel au travail. Une optimisation des processus signifie toutefois un changement.

Le changement a plutôt mauvaise réputation. Pour la défense de ses propres royaumes, l’homme libère des forces insoupçonnées avec une grande persévérance. C’est pourquoi une direction participative intègre très tôt les collaborateurs concernés et les fait participer à la recherche d’idées et à la prise de décisions. Il s’agit de faire comprendre la nécessité du changement à venir, de réduire les craintes et de mettre l’accent sur sa future valeur ajoutée.

Un processus, quel que soit son secteur d’activité ou sa complexité, a pour objectif premier d’augmenter l’efficacité et l’efficience. Des processus bien pensés et soigneusement mis en place apportent un soulagement à toutes les personnes concernées. Le chemin vers le résultat visé devient plus simple et, dans le meilleur des cas, des économies massives sont réalisées.

Au début du XX^e siècle, Henry Ford a découvert que la production de voitures fonctionnait plus rapidement et mieux lorsque les véhicules étaient fabriqués en étapes partielles et que les collaborateurs effectuaient toujours les mêmes gestes. Ce processus de fabrication, nouveau à l’époque, est resté le même dans ses grandes lignes jusqu’à aujourd’hui, malgré les organisations agiles, l’automatisation et la robotique. Il reste donc l’espoir que les processus qui ont fait leurs preuves puissent résister pendant des décennies malgré la numérisation, le VUCA, les résistances humaines et les changements à l’intérieur et à l’extérieur d’une entreprise.